תוכניות גפן מאושרות: איך מזמינים לבית הספר סדנת הגנה עצמית?
תוכן העניינים
- מי בבית הספר מוביל את הפנייה לסדנה?
- איך מאתרים תוכנית הגנה עצמית בתוך מאגר התוכניות?
- מה מתאמים מול הצוות המפעיל לפני שההזמנה נכנסת למערכת?
- מתי כדאי לפתוח את התהליך ביחס ללוח השנה הבית ספרי?
- הזמנה על ידי בית ספר בודד מול הזמנה דרך אגף חינוך ברשות
- חלוקת האחריות בתהליך ההזמנה: מי עושה מה?
- דברים שכדאי לוודא לפני שסוגרים את ההזמנה
- לקראת הפנייה הראשונה
הזמנת תוכניות גפן מאושרות לסדנת הגנה עצמית מתבצעת דרך מאגר התוכניות והמענים של משרד החינוך: בית הספר מאתר תוכנית מתאימה בקטלוג, מתאם מול הצוות המפעיל את הפרטים הלוגיסטיים, ורק אז משלים את ההזמנה הרשמית במערכת. ברוב בתי הספר מדובר בתהליך שמתחלק בין שני גורמים: מי שמזהה את הצורך החינוכי, ומי שמחזיק בהרשאה לבצע את ההזמנה בפועל.
לא מעט אנשי חינוך דוחים פנייה לסדנה חיצונית מתוך תחושה שמדובר בתהליך בירוקרטי ומסורבל, עם טפסים רבים ובדיקות ממושכות. בפועל, ברגע שהתוכנית נמצאת כבר במאגר המאושר, החלק שבאחריות בית הספר מצטמצם לכמה שלבים ברורים, ורובם תלויים בתיאום פנימי בין הצוות החינוכי לבין הגורם שמחזיק בהרשאת ההזמנה.
מי בבית הספר מוביל את הפנייה לסדנה?
ברוב בתי הספר הגורם שמזהה את הצורך בסדנת הגנה עצמית הוא רכז/ת השכבה, רכז/ת החינוך החברתי או היועצת, מתוך היכרות עם האקלים בכיתה או עם צורך עונתי שעולה בשטח. הגורם הזה הוא לרוב מי שיוצר את הקשר הראשוני עם הצוות המפעיל, בודק התאמה לשכבת הגיל ולמספר הכיתות, ומביא את ההצעה לדיון פנימי.
ההרשאה לבצע את ההזמנה הרשמית במערכת נמצאת בדרך כלל אצל המנהל/ת, ולעיתים אצל סגן/ית מנהל/ת או מנהלן/ית שהוסמכו לכך. חשוב ליצור חיבור ברור בין מי שמזהה את הצורך לבין מי שמוציא את ההזמנה בפועל, כדי שהתהליך לא ייעצר באמצע בשל חוסר תיאום פנימי.
איך מאתרים תוכנית הגנה עצמית בתוך מאגר התוכניות?
מאגר התוכניות והמענים מרכז תוכניות רבות מתחומי דעת שונים, כאשר ההזמנה בפועל נעשית אך ורק מתוך תוכניות שאושרו ונכללות בו. כפי שמציין משרד החינוך, מנהלי מוסדות חינוך רשאים לצרוך מהתקציב המשרדי/הגמיש העומד לרשותם במערכת הגפ"ן אך ורק תוכניות שעברו את תהליך האישור, ואין לשלב במוסדות חינוך תוכניות ומענים שאינם רשומים במאגר.
חיפוש תוכנית סדנת הגנה עצמית נעשה לפי שם התוכנית, תחום הדעת או הסל הרלוונטי. במקרה של סדנה בגישה חינוכית, הדבר הפשוט ביותר הוא לדעת מראש את שם הספק או שם התוכנית, ולחפש אותם ישירות במאגר, במקום לנסות לאתר אותם מתוך רשימה ארוכה של תוצאות דומות בתחום החברתי-ערכי.
מה מתאמים מול הצוות המפעיל לפני שההזמנה נכנסת למערכת?
לפני שמבצעים הזמנה רשמית, כדאי לסגור מול הצוות המפעיל כמה נתונים לוגיסטיים שמשפיעים ישירות על אופן ההרשמה במערכת: כמה שכבות גיל ייקחו חלק, האם מדובר בכיתה אחת או בכל השכבה, והאם יש צורך בהתאמה למועד מסוים בלוח השנה הבית ספרי. ככל שהנתונים האלה ברורים מראש, ההזמנה עצמה נעשית מהר יותר ובלי צורך לתקן אותה בדיעבד.
אצלנו במכון 33 מקובל שהשיחה המקדימה הזו מתקיימת עם רכז/ת השכבה או עם היועצת עוד לפני שהמנהל/ת נכנס/ת למערכת ומבצע/ת את ההזמנה, כדי שהפרטים שמוזנים כבר תואמים את מה שסוכם בפועל מול הצוות החינוכי.
מתי כדאי לפתוח את התהליך ביחס ללוח השנה הבית ספרי?
תוכניות גפ"ן משתלבות בתכנית העבודה השנתית של בית הספר, ולכן יש יתרון ברור בפנייה מוקדמת, עוד בשלב שבו נבנית תכנית העבודה לשכבות השונות ולא לאחר שהמערכת השנתית כבר ננעלה. פנייה בשלב מוקדם מאפשרת לשריין את המסגרת המתאימה, ולהימנע ממצב שבו צוות חינוכי מעוניין בסדנה אך מתקשה למצוא לה מקום פנוי בתכנית.
רוצים לשמוע עוד על השירותים של אסף ממן?
לפרטים בוואטסאפבמקרים שבהם צורך בסדנה עולה במהלך שנת הלימודים, למשל בעקבות אירוע או דיון שעלה בכיתה, ניתן בהחלט לפתוח את התהליך גם אז. במצב כזה כדאי לציין בפנייה לצוות המפעיל שמדובר בבקשה דחופה יחסית, כדי שהתיאום הלוגיסטי ייעשה בהתאם.
הזמנה על ידי בית ספר בודד מול הזמנה דרך אגף חינוך ברשות
לא תמיד ההזמנה יוצאת ישירות מבית הספר. במקרים רבים אגף החינוך ברשות המקומית הוא זה שמרכז פנייה עבור כמה בתי ספר בו-זמנית, בעיקר כשמדובר בתוכנית שרלוונטית לכלל השכבה בעיר או ביישוב. משרד החינוך מציין במפורש כי מטרת המאגר היא לאפשר למנהלי בתי ספר, לרשויות המקומיות ולמשרד החינוך לבצע הזמנת שירות או טובין מהספקים שאישר המשרד, כך שהמסלול פתוח לשני סוגי הפונים.
כשהפנייה מגיעה דרך הרשות, התיאום הפדגוגי מול הצוות המפעיל עדיין מתבצע בדרך כלל מול כל בית ספר בנפרד, שכן שכבות הגיל והצרכים משתנים בין מוסד למוסד, גם אם ההזמנה הפורמלית מרוכזת במקום אחד.
חלוקת האחריות בתהליך ההזמנה: מי עושה מה?
התהליך מתנהל בצורה חלקה יותר כשברור מראש לכל צד מה באחריותו. הטבלה הבאה ממחישה את החלוקה המקובלת בין בית הספר לבין הצוות המפעיל את הסדנה.
| שלב בתהליך | באחריות בית הספר | באחריות הצוות המפעיל |
|---|---|---|
| איתור צורך | זיהוי הצורך החינוכי בשכבה או בכיתה | הצגת מתווה הסדנה והתאמתה לגיל |
| איתור במאגר | חיפוש התוכנית במאגר התוכניות | מסירת שם התוכנית וסטטוס האישור |
| תיאום לוגיסטי | מספר שכבות, כיתות ומועד משוער | התאמת צוות מדריכים להיקף שסוכם |
| הזמנה רשמית | ביצוע ההזמנה במערכת על ידי מורשה ההרשאה | אישור קליטת ההזמנה מצד הספק |
| תיאום סופי | הקצאת מרחב פיזי וליווי צוות חינוכי | הגעה עם צוות מדריכים ואמצעי הדגמה |
דברים שכדאי לוודא לפני שסוגרים את ההזמנה
לפני שלב ההזמנה הרשמית, שווה לעבור על כמה נקודות פשוטות שחוסכות תיאום חוזר בהמשך:
- לוודא שהתוכנית מופיעה כפעילה ומאושרת במאגר, ולא רק בשלב הזנה ראשונית
- לסכם מספר שכבות וכיתות מראש, כדי שההזמנה תשקף את ההיקף הנכון
- לבדוק מי בצוות החינוכי יהיה נוכח בזמן הסדנה וילווה אותה בפועל
- לוודא מראש זמינות של מרחב מתאים לפעילות פיזית בבית הספר
- לתאם מול הצוות המפעיל אם יש צרכים מיוחדים בשכבה שדורשים התאמה
ככל שהתהליך מתואם היטב בין רכז/ת השכבה, היועצת והמנהל/ת, שלב ההזמנה עצמו הופך לפעולה טכנית קצרה ולא לנקודת עיכוב. זו בדיוק הסיבה שבה אנחנו במכון 33, בניהולו של אסף ממן, מקפידים לקיים שיחת תיאום מסודרת עם הצוות החינוכי עוד לפני שהפנייה מגיעה לשלב ההזמנה הפורמלית במערכת.
לקראת הפנייה הראשונה
צוות המדריכים שלנו מגיע עם סדנאות הגנה עצמית בגישה חינוכית לבתי ספר יסודיים, חטיבות ותיכונים בכל הארץ, במסגרת תוכנית שמאושרת במאגר גפ"ן. מי שמעוניין להתחיל לבדוק התאמה לשכבה מסוימת מוזמן/ת ליצור איתנו קשר בוואטסאפ ולתאם את הפרטים לקראת הזמנת הסדנה.
שאלות ותשובות
איך יודעים אם תוכנית הגנה עצמית נמצאת במאגר גפן?
מחפשים את שם התוכנית או את שם הספק ישירות במאגר התוכניות והמענים של משרד החינוך, ובודקים שהסטטוס שלה פעיל ומאושר. תוכנית שאינה מופיעה כפעילה במאגר לא ניתן להזמין באמצעות התקציב הגמיש.
מי בבית הספר מוסמך לבצע את ההזמנה הרשמית?
בדרך כלל המנהל/ת, ולעיתים גורם נוסף שהוסמך לכך כמו סגן/ית מנהל/ת או מנהלן/ית. הזיהוי של הצורך החינוכי יכול להגיע מרכז/ת שכבה, יועצת או רכז חברתי, אך ההזמנה עצמה מתבצעת על ידי בעל ההרשאה.
אפשר להזמין סדנת הגנה עצמית גם באמצע שנת הלימודים?
כן, ניתן לפתוח את התהליך גם במהלך השנה, לא רק בתכנון השנתי המוקדם. כדאי לציין בפנייה לצוות המפעיל שמדובר בצורך שעלה באמצע השנה, כדי להתאים את התיאום הלוגיסטי בהתאם.
האם רשות מקומית יכולה להזמין את הסדנה במקום בית ספר בודד?
כן, מאגר התוכניות מאפשר גם לרשויות המקומיות לבצע הזמנה עבור מוסדות חינוך בתחומן, לצד הזמנה ישירה של מנהל בית ספר. גם במקרה כזה התיאום הפדגוגי מול כל בית ספר נעשה בנפרד, בהתאם לשכבות הגיל והצרכים שלו.
אסף ממן כאן בשבילכם, מוזמנים ליצור קשר.
לפרטים בוואטסאפרוצים לשתף את המאמר?לחצו כאן להצגת פוסט מוכן לפייסבוק
הזמנת תוכניות גפן מאושרות לסדנת הגנה עצמית מתבצעת דרך מאגר התוכניות והמענים של משרד החינוך: בית הספר מאתר תוכנית מתאימה בקטלוג, מתאם מול הצוות המפעיל את הפרטים הלוגיסטיים, ורק אז משלים את ההזמנה הרשמית במערכת. ברוב בתי הספר מדובר בתהליך שמתחלק בין שני גורמים: מי שמזהה את הצורך החינוכי, ומי שמחזיק בהרשאה לבצע את ההזמנה בפועל. איך יודעים אם תוכנית הגנה עצמית נמצאת במאגר גפן?
https://machon33.bizagent.me/a/gefen-approved-self-defense-workshop-schools
